Od 1.1.2027 vchází v plnou platnost nařízení EU č. 2023/1693 zpřísňující některé povinnosti při provozu a řízení železniční dopravy.
Manažeři infrastruktury tak budou mít povinnost zajistit aktuálnost a dostupnost provozních dokumentů včetně dohledatelnosti verzí a změn. Také musí zajistit spolehlivé doručení předpisů svým zaměstnancům a že seznámení zaměstnanců s předpisy bude prokazatelné. Celý systém distribuce dokumentů musí umožňovat auditovatelnost při kontrole nebo incidentu.
V případě, kdy firma nedokáže splnit náležitosti nového právního rámce, hrozí vysoké finanční pokuty, omezení či odebrání osvědčení o bezpečnosti (zastavení provozu) a v neposlední řadě i osobní odpovědnost statutárních zástupců (jednatelů) za porušení péče řádného hospodáře s rizikem ručení vlastním majetkem.
Co to znamená v reálném provozu a jak povinnosti spojené s TAF/TAP TSI řeší aplikace NavRules?
Nahraďte e-maily a papíry funkčním systémem
Mnoho dopravců stále řeší distribuci provozních a bezpečnostních dokumentů zastarale. Něco posílají vedoucí pracovníci e-maily, jiné dokumenty intranetem a univerzální pojistkou jsou papírové formuláře. Nepřehlednost posiluje často neexistující systém rolí a oprávnění. Vše se posílá všem.
Takový systém je neefektivní a skrývá v sobě řadu nebezpečí. Někteří zaměstnanci jsou zahlceni nerelevantními dokumenty a informacemi. V lepším případě se plýtvá jejich časem, protože jim trvá déle než se dostanou k pro ně důležité a relevantní informaci, v horším případě jim některé důležité informace uniknou.
Další problém nastává ve chvíli, kdy musíte doložit svoji práci s dokumenty auditorovi, úřadům nebo když dojde k vyšetřování bezpečnostního incidentu.
Posílejte jen to, co je důležité
NavRules umožňuje přiřadit zaměstnancům a pracovištím různé role a rozesílat dokumenty podle těchto rolí, pracovišť, tratí, znalostí, oprávnění nebo třeba typu infrastruktury. Při rozesílání dokumentů můžete navíc určit, komu jej pošlete pouze jako informativní a od koho budete vyžadovat aktivní seznámení a podpis.
Díky NavRules každému zaměstnanci dojdou jen ty dokumenty, které potřebuje k práci podle jeho role, směny nebo třeba pracoviště. Strojvedoucí v terénu navíc získají off-line balíček upravený přesně pro jejich trasu.
Propracované cílení rozesílek zajistí, že zaměstnanci nejsou zahlceni nerelevantními informacemi a mohou se plně soustředit na předpisy, které jsou pro jejich práci povinné a klíčové.
Lepší přehled zajišťuje podpora verzování, kdy každý dokument má kompletní historii verzí včetně zvýrazněných rozdílů a stručných souhrnů změn. Staré verze dokumentů systém automaticky zablokuje, takže v provozu kolují výhradně aktuální a schválené dokumenty.
Jasně prokazatelná seznámení
Stejně přehledná je i kontrola znalostí a seznámení zaměstnanců. Díky NavRules máte auditním logem potvrzenou evidenci, který zaměstnanec četl aktuální verzí dokumentu a kdy se tak stalo. V případě chybějících seznámení NavRules automaticky umí poslat upomínky nebo rozesílku zopakovat.
Pokud u některého zaměstnance ani po upomínce nedojde k seznámení s povinnými dokumenty, můžete přistoupit k eskalaci a třeba až k blokaci směny.
Pořádek ocení i úřady a kontroloři
V případě kontroly nebo nedejbože incidentu musíte být schopni komunikovat s úřady a auditory a prokazatelně doložit celou řadu okolností. Chaotická správa a distribuce dokumentů na úředníky dojem rozhodně neudělá.
Při auditu musí být dle zmíněného EU nařízení zřejmé, který zaměstnanec byl v jaký okamžik prokazatelně seznámen s konkrétním dokumentem.
NavRules používá forenzní auditní logy, které zaznamenávají, kdo dokument vytvořil, změnil, schválil, četl nebo podepsal. Včetně časových razítek. Díky tomu lze jednoznačně určit, jaká verze dokumentu platila v den incidentu. Auditorům a regulátorům okamžitě vygenerujete přesné exporty.
Plně prokazatelná je i distribuce dokumentů, verzování a seznámení zaměstnanců s dokumenty. NavRules zajišťuje doložitelný přehled, který zaměstnanec četl který dokument, o jakou verzi dokumentu šlo a kdy se tak stalo.
Největším přínosem je však to, že díky lepšímu sdílení dokumentů, informovanosti zaměstnanců a chytrým funkcím NavRules budete schopni rizikovým situacím a incidentům předcházet.
Betrian Group
Od roku 2018 se Betrian Group kromě vývoje hardwaru a softwaru a digitalizace procesů zaměřuje také na železniční sektor. Vyvíjí ekosystém NavSuite, který je navržen pro optimalizaci plánování, dohledu a řízení železniční dopravy. Zjednodušuje složité logistické procesy, od plánování přeprav komodit přes správu údržby lokomotiv, plánování směn strojvedoucích až po poskytování navigační podpory v reálném čase.
