Od 1.1.2027 r. zacznie w pełni obowiązywać Rozporządzenie UE nr 2023/1693, które zaostrzy niektóre obowiązki w zakresie funkcjonowania i zarządzania transportem kolejowym.
Zarządcy infrastruktury będą zatem zobowiązani do zapewnienia aktualności i dostępności dokumentów operacyjnych, w tym możliwości śledzenia wersji i zmian. Muszą również zapewnić rzetelne przekazywanie przepisów swoim pracownikom oraz udokumentowanie ich znajomości. Cały system dystrybucji dokumentów musi umożliwiać audyt w przypadku kontroli lub incydentu.
Jeśli przedsiębiorstwo nie dostosuje się do wymogów nowych ram prawnych, istnieje ryzyko wysokich kar finansowych, nałożenia ograniczeń lub cofnięcia certyfikatu bezpieczeństwa (wstrzymania działalności), a wreszcie, co nie mniej ważne, osobistej odpowiedzialności przedstawicieli ustawowych (menedżerów) za naruszenie należytej staranności, z ryzykiem odpowiedzialności własnym majątkiem.
Co to oznacza w praktyce i w jaki sposób aplikacje NavRules realizują zobowiązania TAF/TAP TSI?
Zastąp e-maile i dokumenty funkcjonalnym systemem
Wielu przewoźników nadal stosuje przestarzały sposób dystrybucji dokumentów operacyjnych i bezpieczeństwa. Część dokumentów jest wysyłana przez menedżerów pocztą elektroniczną, inne przez intranet, a formularze papierowe stanowią uniwersalne zabezpieczenie. Brak przejrzystości pogłębia często nieistniejący system ról i uprawnień. Wszystko jest wysyłane do wszystkich.
Taki system jest nieefektywny i niesie ze sobą szereg zagrożeń. Niektórzy pracownicy są przytłoczeni nieistotnymi dokumentami i informacjami. W najlepszym przypadku marnują czas, ponieważ dotarcie do ważnych i istotnych dla nich informacji zajmuje im więcej czasu, a w najgorszym – tracą dostęp do niektórych istotnych informacji.
Inny problem pojawia się, gdy trzeba udowodnić swoją pracę za pomocą dokumentów audytorowi, władzom lub gdy badany jest incydent bezpieczeństwa.
Wysyłaj tylko to, co ważne
NavRules pozwala przypisywać różne role pracownikom i stanowiskom pracy oraz dystrybuować dokumenty zgodnie z tymi rolami, stanowiskami pracy, trasami, wiedzą, uprawnieniami, a nawet rodzajem infrastruktury. Podczas dystrybucji dokumentów można również określić, do kogo będą one wysyłane wyłącznie w celach informacyjnych, a od kogo wymagane będzie aktywne zapoznanie się z dokumentem i jego podpis.
Dzięki NavRules każdy pracownik otrzymuje tylko te dokumenty, których potrzebuje do wykonywania swojej pracy, w zależności od stanowiska, zmiany lub lokalizacji. Dodatkowo maszyniści w terenie otrzymują pakiet offline dostosowany specjalnie do ich trasy.
Przemyślane kierowanie przesyłek gwarantuje, że pracownicy nie zostaną przytłoczeni nieistotnymi informacjami i będą mogli w pełni skupić się na przepisach, które są obowiązkowe i kluczowe dla ich pracy.
Lepszy przegląd zapewnia obsługa wersjonowania, gdzie każdy dokument ma pełną historię wersji, w tym wyróżnione różnice i krótkie podsumowania zmian. System automatycznie blokuje starsze wersje dokumentów, dzięki czemu w systemie krążą tylko aktualne i zatwierdzone dokumenty.
Wyraźnie udowodnione znajomości
Sprawdzanie wiedzy i zaznajomienia pracowników jest równie proste. Dzięki NavRules masz potwierdzenie w dzienniku audytu, które pokazuje, który pracownik przeczytał aktualną wersję dokumentu i kiedy. W przypadku braku zaznajomienia, NavRules może automatycznie wysyłać przypomnienia lub powtarzać wysyłkę.
Jeśli pracownik mimo przypomnienia nie zapoznał się z obowiązkową dokumentacją, możesz skierować sprawę do właściwego organu, a nawet zablokować zmianę.
Nakaz docenią również władze i inspektorzy
W przypadku kontroli lub, nie daj Boże, incydentu, musisz być w stanie komunikować się z władzami i audytorami oraz przedstawić udokumentowane dowody na szereg okoliczności. Chaotyczne zarządzanie dokumentami i ich dystrybucja z pewnością nie zrobią wrażenia na urzędnikach.
Zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem UE podczas audytu musi być jasne, który pracownik w jakim momencie miał udokumentowaną znajomość konkretnego dokumentu.
NavRules korzysta z dzienników audytu śledczego, które rejestrują, kto utworzył, zmodyfikował, zatwierdził, przeczytał lub podpisał dokument. W tym znaczniki czasu. Umożliwia to jednoznaczne ustalenie, która wersja dokumentu była ważna w dniu incydentu. Możesz natychmiast generować dokładne raporty eksportowe dla audytorów i organów regulacyjnych.
Dystrybucja dokumentów, wersjonowanie i zapoznanie się pracowników z dokumentami są również w pełni udowodnione. NavRules zapewnia czytelny przegląd tego, który pracownik przeczytał dany dokument, jaka była jego wersja i kiedy to nastąpiło.
Jednak największą korzyścią jest to, że dzięki lepszemu udostępnianiu dokumentów, świadomości pracowników i inteligentnym funkcjom NavRules będziesz w stanie zapobiec ryzykownym sytuacjom i incydentom.
Betrian Group
Od 2018 roku Grupa Betrian koncentruje się na sektorze kolejowym, poza rozwojem sprzętu i oprogramowania oraz digitalizacją procesów. Rozwija ekosystem NavSuite, który ma na celu optymalizację planowania, nadzoru i zarządzania transportem kolejowym. Upraszcza on złożone procesy logistyczne, od planowania transportu towarów, przez zarządzanie utrzymaniem lokomotyw i planowanie zmian maszynistów, po wsparcie nawigacji w czasie rzeczywistym.
